Menghitung payroll karyawan tidak hanya berkaitan dengan gaji pokok. Tim HR dan finance juga perlu menangani tunjangan, lembur, bonus, THR, BPJS, hingga PPh Pasal 21 yang dipotong dari penghasilan karyawan.
Dalam beberapa tahun terakhir, penghitungan PPh 21 juga mengalami perubahan dengan diterapkannya Tarif Efektif Rata-Rata (TER). Mekanisme TER mulai berlaku pada 1 Januari 2024 berdasarkan PP Nomor 58 Tahun 2023, dengan ketentuan pelaksanaannya diatur lebih lanjut melalui PMK Nomor 168 Tahun 2023.
Bagi perusahaan dengan banyak karyawan, menghitung seluruh komponen tersebut menggunakan spreadsheet dapat meningkatkan beban administrasi dan risiko kesalahan input. Karena itu, software payroll yang telah mendukung perhitungan PPh 21 TER otomatis menjadi salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan.
Pada 2026, terdapat sejumlah platform HR dan payroll di Indonesia dengan karakteristik berbeda. Ada yang fokus pada payroll, ada pula yang menyediakan HRIS lengkap mulai dari absensi hingga performance management.
Berikut lima software payroll yang dapat dibandingkan berdasarkan fitur, dukungan PPh 21, harga, serta kebutuhan perusahaan.
Apa Itu PPh 21 TER?
Tarif Efektif Rata-Rata atau TER merupakan metode yang digunakan untuk menyederhanakan penghitungan pemotongan PPh Pasal 21.
Dalam penerapannya terdapat TER bulanan dan TER harian. Tarif efektif bulanan untuk pegawai tetap dikelompokkan menjadi kategori A, B, dan C berdasarkan status Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
Untuk pegawai tetap, pada masa pajak selain masa pajak terakhir, PPh 21 pada prinsipnya dihitung dengan mengalikan penghasilan bruto dengan TER yang sesuai.
Sementara pada masa pajak terakhir, perusahaan melakukan penghitungan kembali PPh 21 berdasarkan ketentuan tarif Pasal 17 UU PPh dan memperhitungkan pajak yang sudah dipotong sebelumnya.
Meskipun TER menyederhanakan proses pemotongan bulanan, perusahaan tetap harus memperhatikan ketepatan data karyawan dan komponen penghasilan.
Kesalahan status PTKP, bonus, THR, tunjangan, atau data payroll lainnya dapat menyebabkan hasil perhitungan pajak berbeda.
Mengapa Software Payroll PPh 21 TER Penting?
Semakin banyak karyawan yang dikelola, semakin kompleks pula proses payroll.
Software payroll dapat membantu perusahaan menghubungkan data gaji dengan berbagai komponen lain seperti:
- absensi;
- lembur;
- tunjangan;
- bonus;
- THR;
- BPJS Kesehatan;
- BPJS Ketenagakerjaan;
- potongan;
- reimbursement; dan
- PPh 21.
Otomatisasi tersebut membantu HR mengurangi penghitungan berulang menggunakan spreadsheet.
Selain itu, software payroll yang dikembangkan khusus untuk pasar Indonesia umumnya melakukan pembaruan sistem ketika terdapat perubahan penting dalam ketentuan payroll dan perpajakan.
Berikut beberapa platform yang dapat menjadi pertimbangan pada 2026.
1. Mekari Talenta
Mekari Talenta merupakan platform Human Capital Management yang menyediakan pengelolaan HR dan payroll dalam satu sistem.
Untuk kebutuhan perpajakan karyawan, Mekari Talenta menyediakan otomatisasi penghitungan PPh 21 dan PPh 26 serta penyesuaian PTKP berdasarkan tarif TER yang berlaku.
Data payroll juga dapat dihubungkan dengan absensi, lembur, tunjangan, dan komponen HR lainnya.
Fitur Mekari Talenta
Beberapa fitur yang relevan meliputi:
- payroll otomatis;
- PPh 21 dan PPh 26;
- penghitungan berdasarkan TER;
- BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan;
- absensi;
- lembur;
- THR dan bonus;
- reimbursement;
- slip gaji digital;
- payroll report;
- multi-cycle payroll;
- multi-branch dan multi-entity; serta
- dukungan proses e-Bupot melalui integrasi ekosistem Mekari.
Keunggulan utama Talenta adalah luasnya ekosistem. Perusahaan tidak hanya mendapatkan sistem penggajian, tetapi dapat menghubungkannya dengan berbagai proses HR lainnya.
Harga Mekari Talenta 2026
Mekari Talenta tidak mencantumkan harga payroll secara terbuka pada halaman produk yang digunakan sebagai referensi artikel ini.
Biaya umumnya disesuaikan dengan jumlah karyawan, modul, dan kebutuhan perusahaan.
Harga: Hubungi sales/request quotation
Kelebihan
Mekari Talenta cocok untuk perusahaan yang ingin mengintegrasikan HR, payroll, absensi, dan administrasi pajak dalam satu ekosistem.
Hal yang perlu dipertimbangkan
Karena cakupan fiturnya cukup luas, perusahaan sebaiknya meminta demo dan quotation terlebih dahulu untuk memastikan modul yang diperoleh sesuai kebutuhan dan anggaran.
Cocok untuk
Perusahaan berkembang, perusahaan menengah, hingga enterprise dengan kebutuhan HR dan payroll yang cukup kompleks.
2. LinovHR
LinovHR merupakan HRIS Indonesia yang menyediakan berbagai modul untuk membantu perusahaan mengelola siklus SDM.
Salah satu modulnya adalah payroll yang dapat menangani komponen seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, BPJS, dan PPh 21.
LinovHR juga menyediakan dukungan terhadap mekanisme penghitungan PPh 21 menggunakan TER.
Fitur LinovHR
Beberapa kemampuan yang dapat dipertimbangkan antara lain:
- payroll management;
- PPh 21;
- penghitungan BPJS;
- bonus dan tunjangan;
- payroll group;
- attendance;
- time management;
- reimbursement;
- Employee Self Service;
- personal administration;
- performance management;
- recruitment; dan
- learning management.
Kelebihan LinovHR berada pada pendekatan modular. Perusahaan dapat mengembangkan penggunaan HRIS sesuai kebutuhan.
Harga LinovHR 2026
LinovHR tidak memberikan satu nominal harga standar untuk semua perusahaan.
Biaya software disesuaikan dengan jumlah karyawan, modul yang digunakan, serta kebutuhan implementasi.
Harga: Custom/request quotation
Kelebihan
Modul HR cukup luas dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Hal yang perlu dipertimbangkan
Karena harga bersifat custom, calon pengguna perlu melakukan konsultasi terlebih dahulu agar bisa membandingkan total biaya dengan platform lain.
Cocok untuk
Perusahaan menengah hingga besar yang membutuhkan HRIS modular dan sistem payroll yang dapat berkembang mengikuti kebutuhan organisasi.
3. CATAPA
CATAPA merupakan software payroll dan HR yang menyediakan otomatisasi penghitungan gaji serta berbagai komponen terkait.
Platform ini dapat menangani gaji pokok, BPJS, PPh 21, bonus, THR, hingga berbagai tunjangan.
CATAPA juga telah melakukan penyesuaian terhadap ketentuan penghitungan PPh 21 menggunakan TER.
Fitur CATAPA
Beberapa fitur yang tersedia meliputi:
- payroll otomatis;
- PPh 21;
- BPJS Kesehatan;
- BPJS Ketenagakerjaan;
- THR;
- bonus;
- tunjangan;
- laporan payroll;
- transfer bank;
- Employee Self Service;
- pengelolaan organisasi; dan
- time management pada paket terkait.
Harga CATAPA 2026
Salah satu keunggulan CATAPA adalah informasi biaya yang relatif transparan.
CATAPA Payroll: Rp9.900/karyawan/bulan
CATAPA Payroll + Time Management: Rp12.800/karyawan/bulan
Sebagai ilustrasi, perusahaan dengan 100 karyawan akan memiliki perhitungan dasar:
100 × Rp9.900 = Rp990.000 per bulan untuk CATAPA Payroll.
Sementara Payroll + Time Management:
100 × Rp12.800 = Rp1.280.000 per bulan.
Nominal tersebut merupakan ilustrasi berdasarkan harga standar. Total tagihan dapat berbeda karena pajak, ketentuan penggunaan, promosi, atau kesepakatan dengan vendor.
Kelebihan
Harga per karyawan relatif mudah dihitung sehingga perusahaan dapat membuat estimasi anggaran sebelum menghubungi sales.
Hal yang perlu dipertimbangkan
Perhatikan fitur yang terdapat pada masing-masing paket karena kebutuhan time management atau fitur tambahan dapat memengaruhi biaya.
Cocok untuk
Perusahaan yang mengutamakan otomatisasi payroll dan menginginkan struktur biaya per karyawan yang lebih mudah diproyeksikan.
4. GreatDay HR
GreatDay HR merupakan HRIS yang menyediakan berbagai fungsi pengelolaan karyawan dalam satu platform.
GreatDay HR juga memiliki payroll system yang dapat digunakan untuk membantu mengelola gaji dan komponen terkait pajak.
Platform ini telah melakukan pembaruan terhadap sistem payroll untuk mengikuti mekanisme Tarif Efektif Rata-Rata PPh 21.
Fitur GreatDay HR
Beberapa fungsi yang relevan antara lain:
- payroll;
- PPh 21;
- dukungan TER;
- attendance;
- leave management;
- database karyawan;
- Employee Self Service;
- reimbursement;
- komponen penggajian; dan
- laporan HR.
Dengan mengintegrasikan attendance dan payroll, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan memindahkan data secara manual dari satu sistem ke sistem lainnya.
Harga GreatDay HR 2026
Harga paket GreatDay HR tidak ditampilkan secara terbuka dengan struktur yang cukup jelas untuk dibandingkan langsung berdasarkan jumlah karyawan.
Karena itu:
Harga: Hubungi sales/request quotation
Harga dapat bergantung pada jumlah karyawan dan kebutuhan fitur perusahaan.
Kelebihan
Menawarkan kombinasi HRIS dan payroll dalam satu platform serta telah melakukan penyesuaian terhadap mekanisme TER.
Hal yang perlu dipertimbangkan
Perusahaan perlu meminta proposal harga untuk mengetahui total biaya dan fitur yang termasuk dalam paket.
Cocok untuk
Perusahaan yang membutuhkan kombinasi aplikasi HR, attendance, dan payroll.
5. KaryaOne
KaryaOne merupakan salah satu platform HR Indonesia yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan, absensi, payroll, dan berbagai proses HR.
Dalam konteks payroll, sistem HR seperti KaryaOne dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dengan menghubungkan data karyawan dan penggajian.
Fitur KaryaOne
Beberapa fitur yang dapat menjadi pertimbangan meliputi:
- pengelolaan payroll;
- database karyawan;
- absensi;
- cuti;
- lembur;
- Employee Self Service;
- administrasi HR; dan
- laporan terkait pengelolaan karyawan.
Untuk perusahaan yang menjadikan PPh 21 TER sebagai kriteria utama, dukungan versi TER, detail mekanisme pajak, dan cakupan paket sebaiknya dikonfirmasi langsung kepada vendor ketika melakukan demo.
Harga KaryaOne 2026
Harga paket dapat bergantung pada jumlah karyawan dan fitur yang digunakan.
Harga: Hubungi sales/request quotation
Kelebihan
Dapat menjadi alternatif bagi perusahaan yang mencari solusi HR lokal dengan pengelolaan administrasi karyawan dan payroll.
Hal yang perlu dipertimbangkan
Konfirmasikan secara spesifik dukungan TER PPh 21 terbaru, pembaruan regulasi, serta fitur pajak yang termasuk dalam paket sebelum membeli.
Cocok untuk
Perusahaan yang sedang membandingkan beberapa HRIS lokal dan membutuhkan fleksibilitas dalam pengelolaan HR.
Perbandingan 5 Software Payroll PPh 21 TER 2026
Setiap software memiliki fokus yang berbeda. Karena itu, pemilihan sebaiknya tidak hanya berdasarkan harga.
| Software | PPh 21/TER | Payroll | BPJS | Absensi/Time | HRIS | Harga Publik | Fokus Utama |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mekari Talenta | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Request quotation | HR, payroll & tax ecosystem |
| LinovHR | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Custom | HRIS modular & payroll |
| CATAPA | ✓ | ✓ | ✓ | ✓* | ✓ | Rp9.900/karyawan/bulan** | Payroll automation |
| GreatDay HR | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Request quotation | Mobile HRIS & payroll |
| KaryaOne | Perlu konfirmasi paket/versi | ✓ | Perlu konfirmasi | ✓ | ✓ | Request quotation | HR administration |
* Time Management CATAPA tersedia sesuai paket yang dipilih.
** Mengacu pada standar harga CATAPA Payroll yang tersedia saat artikel disusun. Harga dapat berubah.
Perbandingan Kelebihan dan Kekurangan
Agar lebih mudah memilih, berikut perbandingan dari sudut pandang kebutuhan perusahaan.
Mekari Talenta vs LinovHR
Keduanya cocok ketika perusahaan tidak hanya membutuhkan payroll.
Mekari Talenta lebih menarik jika prioritas perusahaan adalah ekosistem HR, payroll, absensi, PPh 21, dan proses perpajakan yang saling terintegrasi.
Sementara LinovHR menarik bagi perusahaan yang menginginkan sistem HRIS modular dan memiliki kebutuhan konfigurasi yang lebih spesifik.
Jika perusahaan membutuhkan ekosistem terintegrasi, Talenta dapat masuk shortlist. Jika fleksibilitas modul menjadi prioritas, LinovHR layak dibandingkan lebih lanjut.
CATAPA vs Mekari Talenta
Perbedaan yang paling mudah terlihat adalah transparansi harga.
CATAPA mencantumkan standar harga Payroll mulai Rp9.900 per karyawan per bulan, sehingga perusahaan lebih mudah membuat estimasi biaya.
Mekari Talenta menggunakan model quotation sehingga biaya perlu dikonsultasikan berdasarkan kebutuhan.
Namun, Talenta menawarkan ekosistem HR dan perpajakan yang lebih luas. Karena itu, membandingkan keduanya hanya berdasarkan harga per karyawan kurang tepat.
CATAPA vs GreatDay HR
CATAPA dapat lebih menarik jika prioritas perusahaan adalah payroll automation dengan struktur harga yang mudah diproyeksikan.
GreatDay HR dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan HRIS yang menggabungkan payroll dengan berbagai aktivitas pengelolaan karyawan dalam satu aplikasi.
LinovHR vs GreatDay HR
Keduanya menawarkan fungsi HR yang lebih luas daripada payroll saja.
LinovHR dapat menjadi pilihan untuk organisasi yang mengutamakan struktur HRIS modular dan kebutuhan perusahaan yang kompleks.
GreatDay HR dapat dipertimbangkan untuk perusahaan yang menginginkan HRIS dengan pendekatan praktis terhadap aktivitas HR sehari-hari sekaligus payroll.
Ringkasan Software Berdasarkan Kebutuhan
Jika masih sulit menentukan pilihan, perusahaan dapat mempersempit kandidat berdasarkan kebutuhan utamanya.
Untuk integrasi HR + payroll + pajak:
Mekari Talenta.
Untuk HRIS modular:
LinovHR.
Untuk payroll dengan harga publik yang mudah dihitung:
CATAPA.
Untuk HRIS dan payroll terintegrasi:
GreatDay HR.
Untuk alternatif HRIS lokal:
KaryaOne, dengan catatan perusahaan perlu memastikan dukungan TER terbaru sebelum memilih paket.
Kategori tersebut bukan berarti satu platform mutlak lebih baik daripada yang lain. Kebutuhan perusahaan dengan 30 karyawan tentu berbeda dari perusahaan dengan ribuan karyawan dan banyak cabang.
Hal yang Harus Dicek Sebelum Memilih Software Payroll
Sebelum membeli software, jangan hanya melihat tampilan dashboard atau harga bulanannya.
Pastikan vendor dapat menjelaskan bagaimana sistem menangani PPh 21 dengan metode TER, termasuk masa pajak terakhir.
Perusahaan juga perlu memeriksa kemampuan sistem menangani THR, bonus, tunjangan, BPJS, pegawai masuk atau keluar di tengah tahun, perubahan status PTKP, dan komponen penghasilan lainnya.
Selanjutnya, perhatikan integrasi absensi. Payroll akan jauh lebih efisien jika data kehadiran, shift, lembur, dan cuti dapat masuk ke proses penggajian tanpa input ulang.
Hal lain yang tidak kalah penting adalah keamanan data, proses migrasi, customer support, API, kemampuan ekspor data, SLA, update regulasi, dan biaya implementasi.
Terakhir, hitung total cost of ownership, bukan sekadar harga per karyawan.
Software dengan harga langganan murah belum tentu paling ekonomis apabila perusahaan harus membayar banyak add-on. Sebaliknya, software dengan biaya awal lebih tinggi dapat menjadi efisien apabila mampu menggantikan beberapa sistem HR yang sebelumnya terpisah.
Kesimpulan
Software payroll dapat membantu perusahaan menyederhanakan penghitungan gaji sekaligus mengurangi pekerjaan manual dalam pengelolaan PPh 21.
Untuk kebutuhan 2026, Mekari Talenta, LinovHR, CATAPA, GreatDay HR, dan KaryaOne dapat masuk dalam daftar platform yang dibandingkan.
Mekari Talenta menonjol dari sisi ekosistem HR, payroll, dan perpajakan. LinovHR menawarkan pendekatan HRIS modular. CATAPA memiliki keunggulan pada otomatisasi payroll dan transparansi harga. GreatDay HR menggabungkan berbagai aktivitas HR dengan payroll, sementara KaryaOne dapat menjadi alternatif HRIS lokal yang layak ditanyakan lebih lanjut terkait dukungan TER terbaru.
Untuk perusahaan yang memprioritaskan kepatuhan PPh 21, faktor terpenting bukan sekadar harga. Pastikan software yang dipilih mengikuti regulasi terbaru, mampu menangani skenario payroll perusahaan, memiliki dukungan teknis yang memadai, dan dapat berkembang mengikuti jumlah karyawan.
Sebelum memutuskan, manfaatkan demo atau trial yang tersedia dan minta vendor melakukan simulasi payroll menggunakan contoh struktur gaji perusahaan. Cara tersebut akan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kemampuan sistem dibandingkan hanya membaca daftar fitur.
